AI議事録の録音同意テンプレート

AI議事録ツールや文字起こしツールを使う前に、録音同意、保存場所、共有範囲、確認担当者を整理するためのテンプレートです。

社外会議、採用面談、顧客打ち合わせでは、録音データや発言内容に個人情報、顧客情報、契約情報、社外秘の内容が含まれることがあります。便利さだけで使い始めず、参加者へ何を伝えるか、録音後に誰が確認するかを先に決めてください。

1. 録音前に決めること

録音の目的は、あとから議事録を確認するためなのか、決定事項やToDoを共有するためなのか、採用面談の記録を残すためなのかで変わります。目的が曖昧なまま録音すると、保存範囲や共有範囲も曖昧になりやすくなります。

会議の冒頭や案内メールで、次のような文面を自社の運用に合わせて調整してください。

社外商談向け: 本日の打ち合わせ内容を正確に記録するため、会議を録音し、文字起こし・議事録作成に利用してもよろしいでしょうか。録音データと議事録は、当社内の関係者確認の目的で扱います。
採用面談向け: 面談内容を正確に確認するため、面談を録音し、選考記録の確認に利用してもよろしいでしょうか。録音データと記録は、採用選考に関係する担当者のみが確認します。
社内会議向け: 決定事項とToDoを正確に共有するため、この会議を録音し、文字起こし・要約に利用します。共有範囲は会議参加者と関係者に限定します。

上記は一般的な文面例です。業種、契約条件、個人情報の扱い、社内ルールに合わせて調整してください。

同意を取るときは、録音することだけでなく、録音データをどのように使うかも伝えます。参加者が録音を希望しない場合の対応も、あらかじめ決めておくと安心です。

録音データは、会議内容そのものよりも扱いに注意が必要な場合があります。参加者の発言、顧客名、契約条件、未公開情報が含まれる可能性があるため、保存場所と共有範囲を限定してください。

AI要約は便利ですが、発言者の取り違え、文脈の省略、重要な条件の抜けが起きることがあります。社外へ共有する議事録や、採用・契約に関わる記録は、必ず人が確認してください。

使いやすい状態
録音同意の文面、保存場所、共有範囲、確認担当者が決まっている状態です。小さな社内会議やリスクの低い会議から試すと、運用を整えやすくなります。
まだ使わない方がよい状態
誰に共有されるか、どこに保存されるか、いつ削除するかが決まっていない状態です。まずは録音しない運用で議事録テンプレートを整える方が安全です。

このテンプレートは一般的な確認項目です。法務、労務、個人情報保護の助言ではありません。録音、保存、共有のルールは、自社の規程、契約条件、関係法令、相手先との取り決めに合わせて確認してください。