AI議事録ツールを選ぶ前に、会議の種類、録音同意、保存場所、共有範囲、確認担当者、無料で足りる範囲を整理するためのチェックリストです。
便利そうなツールを先に選ぶよりも、自社の会議データをどこまで預けてよいか、誰が確認するか、どの会議から試すかを決めてから比較してください。
- このチェックリストの目的: AI議事録ツールを導入する前に、会議データの扱い、録音同意、共有範囲、費用対効果を整理することです。
- まず確認: 会議の種類、録音同意、文字起こし時間、要約の確認担当者、保存場所、共有範囲、無料で足りる範囲を確認します。
- 向いている読者: 商談、社内会議、採用面談、顧客打ち合わせの議事録作成に時間がかかっている少人数チーム。
- 使い方: 各項目に現状を書き出し、無料で試す範囲と有料プランを検討すべき範囲を分けてください。
1. AI議事録を使いたい会議を整理する
| 確認項目 | 現在の状況 | メモ |
|---|---|---|
| 月の会議回数 | ||
| 議事録作成にかかる時間 | ||
| 主な会議の種類 | ||
| 文字起こししたい会議 | ||
| AI要約まで使いたい会議 | ||
| まず試す低リスクな会議 |
最初から商談や採用面談など重要な会議で使うのではなく、社内定例やプロジェクト会議など、確認しやすい会議から試すと運用を整えやすくなります。
2. 用途別に確認すること
| 用途 | 確認すべきこと | 次の行動 |
|---|---|---|
| 社外商談・顧客打ち合わせ | 録音同意、共有範囲、保存場所、顧客情報の扱い | 参加者へ伝える文面を用意する |
| 社内会議・定例会議 | 要約、話者分離、ToDo整理、共有先 | 確認担当者と保存場所を決める |
| 採用面談 | 録音同意、個人情報、保存期間、閲覧権限 | 人事・採用の管理ルールに合わせる |
| 1人会社・個人事業主 | 無料範囲、録音時間、手直し時間、対応デバイス | まず無料範囲で精度と修正量を確認する |
3. 録音同意と説明文を決める
| 確認項目 | はい / いいえ | メモ |
|---|---|---|
| 録音する目的を説明できる | ||
| 文字起こしや要約に使うことを説明できる | ||
| 共有範囲を説明できる | ||
| 録音を断れる余地を残している | ||
| 同意の記録方法を決めている |
録音同意の文面をまだ用意していない場合は、先に録音同意テンプレートで、会議前に伝える内容を整理してください。
4. 保存場所と共有範囲を決める
| 確認項目 | 現在の状況 | 導入前に決めること |
|---|---|---|
| 録音データの保存場所 | ||
| 文字起こしデータの保存場所 | ||
| 議事録の保存場所 | ||
| 閲覧できる人 | ||
| 社外共有の有無 | ||
| 保存期間 | ||
| 削除ルール |
会議データには、個人情報、顧客情報、契約情報、社外秘の内容が含まれることがあります。便利さだけで選ばず、保存場所と共有範囲を先に決めてください。
5. 無料で足りるケース
| 状況 | 判断のポイント | 次の行動 |
|---|---|---|
| 月に数回だけ試したい | 文字起こし精度や要約の雰囲気を確認できればよい | 無料プランや無料期間の範囲を公式情報で確認する |
| 短時間の会議が中心 | 録音時間の上限に収まる可能性がある | まず低リスクな会議で試す |
| 1人担当で確認する | 共有や権限管理がまだ不要 | 手直し時間を測る |
| 社内会議だけで使う | 社外共有や採用情報の扱いが少ない | 保存場所と共有先を限定する |
無料プランや無料期間の範囲はサービスごとに変わるため、公式情報で確認してください。
6. 有料プランを検討すべきケース
| 状況 | 確認すべきこと | 次の行動 |
|---|---|---|
| 会議回数や録音時間が多い | 文字起こし時間、保存容量、検索、フォルダ管理 | 月の会議回数と録音時間を書き出す |
| チームで共有したい | 共有範囲、閲覧権限、管理者機能 | 誰が確認し、誰に共有するか決める |
| 商談や採用面談で使いたい | 録音同意、個人情報、保存期間、セキュリティ | 社内ルールと相手先への説明を用意する |
| 会議後の共有を早くしたい | 要約、ToDo抽出、通知、エクスポート | 議事録作成にかかる時間を見直す |
7. 費用対効果を見積もる
- 1回あたりの削減目安: 議事録作成・共有が15〜30分減ると仮定します。
- 月5回の会議: 75〜150分の削減目安です。
- 月10回の会議: 150〜300分の削減目安です。
- 月20回の会議: 300〜600分の削減目安です。
- 注意: 削減時間は、会議時間、話者数、音声品質、確認作業、AI要約の手直し量によって変わります。断定せず、目安として考えてください。
8. 候補ツールを確認する前のメモ
| 確認項目 | メモ |
|---|---|
| まず試す会議 | |
| 使わない会議 | |
| 録音同意の文面 | |
| 確認担当者 | |
| 保存場所 | |
| 共有範囲 | |
| 無料で試したい内容 | |
| 有料プランで必要になりそうな機能 |
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次にやること
まずは、月の会議回数と議事録作成にかかっている時間を書き出してください。
次に、録音同意、保存場所、共有範囲、確認担当者を決め、低リスクな会議で無料範囲から試せるかを確認してください。